দীর্ঘদিন জিমেইল ব্যবহার করতে করতে ইনবক্সে হাজার হাজার পুরনো ই-মেইল, ছবি, ভিডিও এবং বিভিন্ন ডকুমেন্টের অ্যাটাচমেন্ট জমে যায়। ধীরে ধীরে এই অপ্রয়োজনীয় ফাইলগুলো গুগল অ্যাকাউন্টের নির্ধারিত ফ্রি স্টোরেজের বড় একটি অংশ দখল করে নেয়।

ফলে স্টোরেজ প্রায় পূর্ণ হয়ে গেলে শুধু জিমেইল নয়, গুগল ড্রাইভ ও গুগল ফটোস ব্যবহারের ক্ষেত্রেও মারাত্মক সমস্যা দেখা দেয়। মূলত একটি গুগল অ্যাকাউন্টের ১৫ জিবি বিনামূল্যের স্টোরেজ জিমেইল, ড্রাইভ ও ফটোস—এই তিন সেবার মধ্যেই ভাগ করে ব্যবহার করা হয়। তবে খুব সহজেই কয়েকটি কার্যকর উপায়ে এই স্টোরেজের জায়গা অনেকটাই ফাঁকা করা সম্ভব।

শুরুতেই বড় অ্যাটাচমেন্টযুক্ত ই-মেইল খুঁজে মুছে ফেলার কাজটি সেরে নেওয়া দরকার। জিমেইলের সার্চ অপশন ব্যবহার করে বেশি জায়গা দখল করা ই-মেইল দ্রুত শনাক্ত করা যায়।

এর জন্য সার্চ বারে has:attachment larger:10M লিখে খুঁজলে ১০ মেগাবাইটের বেশি আকারের অ্যাটাচমেন্ট থাকা ই-মেইলগুলো সামনে চলে আসবে। এখান থেকে প্রয়োজন নেই এমন মেইলগুলো বাছাই করে মুছে দিলে স্টোরেজের ব্যবহার খুব দ্রুত কমিয়ে ফেলা যায়।

পাশাপাশি বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান থেকে আসা পুরনো প্রচারণামূলক মেইল, নিউজলেটার ও নোটিফিকেশন দীর্ঘদিন ধরে জমে ইনবক্স ভারী করে তোলে।

এসব প্রমোশনাল মেইলের প্রয়োজন ফুরিয়ে গেলে নিয়মিতভাবে সেগুলো ডিলিট করা উচিত। এতে একদিকে যেমন অপ্রয়োজনীয় মেইলের জঞ্জাল কমে, অন্যদিকে স্টোরেজও বেশ কিছুটা ফাঁকা হয়।

অনেকেই জানেন না যে, কোনো ই-মেইল ডিলিট করলেই সেটি সঙ্গে সঙ্গে স্থায়ীভাবে মুছে যায় না; বরং তা ৩০ দিন পর্যন্ত ট্র্যাশ ফোল্ডারে জমা থাকে। একইভাবে স্প্যাম ফোল্ডারেও অপ্রয়োজনীয় মেইল পড়ে থাকে। তাই স্টোরেজ খালি করার পর ট্র্যাশ ও স্প্যাম ফোল্ডার সম্পূর্ণ পরিষ্কার করে দেওয়া অত্যন্ত জরুরি।

সবশেষে, গুগল ওয়ান স্টোরেজ ম্যানেজার ব্যবহার করে সহজেই অ্যাকাউন্ট ম্যানেজ করা যায়। গুগল অ্যাকাউন্টের স্টোরেজ কোন সেবায় কতটা ব্যবহৃত হচ্ছে, তা জানতে ‘Google One Storage Manager’ বেশ কার্যকর ভূমিকা রাখে।

এর মাধ্যমে জিমেইল, গুগল ড্রাইভ ও গুগল ফটোসের বড় ফাইলগুলো খুব সহজে শনাক্ত করা যায়। অপ্রয়োজনীয় এই বড় ফাইল, ছবি বা ভিডিওগুলো বেছে নিয়ে চিরতরে মুছে ফেললে মুহূর্তে অনেকখানি স্টোরেজ খালি করা সম্ভব।